Algemene voorwaarden

Als je algemene voorwaarden gebruikt, weet een (toekomstige) klant meteen onder welke condities jij te werk gaat. Hiermee voorkom je conflicten. De rechten en plichten van de zelfstandige en de klant liggen vast. Met algemene voorwaarden hoef je niet bij elke nieuwe opdracht te onderhandelen over bijvoorbeeld betalingstermijnen, garantiebepalingen en incassobedingen.

Algemene voorwaarden opstellen

Heldere algemene voorwaarden en een correcte overeenkomst van opdracht zijn onmisbaar. Toch kan het lastig zijn om zo’n document op te stellen. Op internet zijn veel standaard voorbeelden te vinden. Maar wat moet je veranderen, om deze ook echt voor jouw bedrijf, opdracht of werkzaamheden geschikt te maken? Leden van CNV Onderwijs krijgen gratis juridisch advies bij het opstellen van algemene voorwaarden.

Het volgende staat vaak in de algemene voorwaarden:

  • Offerte (vrijblijvend of niet, aanvaardingstermijn);
  • Transport (wie betaalt transport, verzekering, invoerrechten);
  • Levertijd (overmacht);
  • Betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente);
  • Eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na betaling);
  • Garantie (en zo ja, de voorwaarden);
  • Afwikkeling van geschillen (rechter of arbitrage);
  • Aansprakelijkheid (beperking, hoogte schadevergoeding).

Tips voor het opstellen van algemene voorwaarden

Op internet en bij bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel zijn veel voorbeelden te vinden. Maar wat moet je veranderen, om deze voorwaarden ook echt voor uw bedrijf geschikt te maken?

  1. Algemene voorwaarden zijn standaardregels die gelden voor al jouw overeenkomsten. De algemene voorwaarden geven je klanten duidelijkheid over de condities waaronder je verkoopt, inkoopt, levert en betaalt. In de algemene voorwaarden komen dan ook zaken aan de orde als offerte, transport, levertijd, garantiebepalingen, aansprakelijkheid, betalingstermijnen en eigendomsvoorbehouden.
  2. Let op: Je kunt natuurlijk niet alle risico’s uitsluiten of voor rekening van de andere partij brengen. De algemene voorwaarden van jouw bedrijf mogen dan ook niet ‘onredelijk zijn. Ook in de wet staat dat met algemene voorwaarden zorgvuldig omgegaan moet worden.
  3. Je hebt bovendien een zorgplicht; je moet de andere partij een redelijke mogelijkheid geven om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Je kunt de algemene voorwaarden letterlijk aan de andere partij aanreiken. Bijvoorbeeld door de voorwaarden op voorhand aan de andere partij toe te zenden. Je kunt het document ook (persoonlijk) overhandigen. En als je een offerte digitaal aanlevert (bijvoorbeeld via een pdf-bestand), dan volstaat het ook als je daarbij een directe link voegt naar de algemene voorwaarden op je website.
    Een andere veel gebruikte methode is het afdrukken van de algemene voorwaarden op de achterzijde van een offerte. Op de voorzijde van die offerte moet wel nadrukkelijk worden verwezen naar de achterzijde.
  4. Je hoeft de algemene voorwaarden niet bij ieder volgend contact met de opdrachtgever-weer-toe te zenden. Je kunt volstaan met een éénmalige toezending of overhandiging. Wel moet in de brieven worden vermeld dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat je ze reeds eerder ter beschikking hebt gesteld. Je kunt daarbij bijvoorbeeld ook vermelden dat er een extra exemplaar kan worden toegezonden, als daarom gevraagd wordt.
  5. Om er voor te zorgen dat de andere partij uw algemene voorwaarden te allen tijde kan lezen, dien je de algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel en/of bij de rechtbank. Deze deponering heeft tevens een bewijsfunctie. Wanneer er een geschil ontstaat over de inhoud van de tekst van de algemene voorwaarden, is deze tekst nog altijd gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en/of de rechtbank. Je kan bij de Kamer van Koophandel nagaan hoe deze deponering in zijn werk gaat.
  6. Het is belangrijk dat de algemene voorwaarden bij uw bedrijf passen. Een zzp'er die goederen verkoopt, dient andere algemene voorwaarden te hanteren dan bijvoorbeeld de zzp'er die diensten verleent.
  7. Bij de Kamer van Koophandel of bijvoorbeeld bij een branchevereniging zijn voorbeelden en modellen van algemene voorwaarden verkrijgbaar. Dit model kan je vervolgens aan je specifieke situatie aanpassen. CNV Onderwijs geeft hierover graag advies of biedt een helpende hand bij het 'op maat maken' van jouw algemene voorwaarden.

Informatieplicht

Je bent wettelijk verplicht om de wederpartij op de hoogte te stellen van jouw algemene voorwaarden. Dit kan je het beste doen door beide een handtekening te zetten onder de algemene voorwaarden: zo stem je allebei in met de rechten en plichten die voortkomen uit de algemene voorwaarden.

Daarnaast stelt de wet nog een tweede eis aan de algemene voorwaarden. Je voorwaarden mogen niet onredelijk zijn. Je mag bijvoorbeeld niet voorbijgaan aan de rechten van jouw afnemer (de wederpartij) door het opstellen van teveel verplichtingen. In het Burgerlijk Wetboek (artikelen 236 en 237) vind je een opsomming van voorwaarden die als ‘onredelijk bezwarend’ bestempeld zijn; die kun je beter niet in je voorwaarden opnemen.

Deponeren algemene voorwaarden

Je kan je algemene voorwaarden deponeren bij de rechtbank of de Kamer van Koophandel (KvK). Zo kan degene met wie jij zaken doet, ze altijd opvragen. Bovendien heb je een bewijs als het toch tot een conflict komt met een opdrachtgever. Meer informatie vind je op de website van de KvK.